1. هدف باید دارای محدوده زمانی باشد.
این به این مفهوم است که باید مدت زمان برای حصول هدف مشخص گردد تا انتخاب منابع و استفاده از امکانات و وسایل در راستای رسیدن به آن قابل سنجش و اندازه گیری گردد. بطورمثال مسؤلین ازطریق رسانه های خبری بارها اعلام داشته اند که جلو فساد اداری را خواهند گرفت اما مدت زمان دقیق آن را واضح نساخته اند.
گام های برنامه ریزی
نظر به تعاریف ارایه شده از برنامه ریزی باید گام های برداشته شود که پاسخگوی سوالات ذیل باشد:
-کی؟ 2- چه وقت؟ 3 – چرا؟ 4- کجا؟ 5- چه؟ 6 – کدام؟ 7 – چطور؟
بنابرین گام های را که در برنامه ریزی باید برداشته شود به شکل مرحله یی، پروسه ذیل را طی می نماید:
1- آگاهی از فر صت ها
گرچه این عمل قبل از برنامه ریزی واقعی باید صورت بگیرد و دقیقآ جز پروسه برنامه ریزی محسوب نمی شود. ولی آگاهی از مسایل، مشکلات و یا فرصت ها نقطه واقعی برنامه ریزی است، از این رو باید ارزیابی اقتصادی، مالیاتی ، سیاسی، رقابتی و تکنالوژیکی برای آینده در محیط داشته باشیم، همچنین باید ازنقاط ضعف و قوت ( وضع موجود ) آگاه باشیم. و علت اینکه می خواهیم موارد عدم اطمینان را برطرف کنیم چیست؟ و چه چیزی را می خواهیم به دست آوریم؟ بنابر این به تشخیص صحیح وضعیت، مسایل و فرصت ها نیاز داریم.
2- تعیین اهداف
گام دوم در برنامه ریزی تعیین اهداف کوتاه مدت برای سازمان محیث مجموع برای هریک از واحد های آن می باشد. این اهداف نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به آن و جاهای را که باید مورد تاکید قرار گیرد، معین کرد ه و آنچه را که باید با استفاده از استراتیژی، پالیسی، قوانین بودجه و برنامهء زمان بندی شده حاصل گردد، مشخص می نماید. اهداف سازمان به ماهیت برنامه جهت می دهد، به هرپیمانهء که مدیران واحد ها شناخت بهتری نسبت به اهداف سازمان داشته باشند و از فرصت کافی برخودار باشند، بیشتر می توانند به سازمان کمک کنند، و اهداف واحد خود را مطابق جهت اهداف سازمان تعیین نمایند.
3- تعیین فرضیه ها دربارهء محیط
سومین گام منطقی در برنامه ریزی تعیین فرضیه، ارایه آن وکسب موفقیت در مورد آن می باشد. "مفروضات برنامه ریزی" تصورات ما از محیطی است که برنامه ریزی در آن محیط انجام خواهد شد. این امر که تمام مدیران دست اندرکار برنامه ریزی بر روی مفروضات اتفاق نظر داشته باشند، از اهمیت ویژه ای برخودار است. در واقع یکی از عوامل عمده برنامه ریزی عبارت است از اینکه :
به هراندازهء که مسولین برنامه ریزی، توافق و شناخت بیشتری در بکارگیری مفروضات ثابت برنامه ریزی داشته باشند، برنامه ریزی سازمان هم آهنگ تر خواهد بود . پیش بینی در تعیین فرضیه اهمیت زیادی دارد ، برای مثال:
- چه تعداد از کارکنان باید در هر دوره آموزش ببینند؟
- کدام برنامه های تطبیقی در اولویت قرار دارند؟
- پالیسی اداره در مورد این آموزش ها چیست ؟
- برای گسترش ادراه و سازمان چگونه می توان تامین بودجه کرد؟
- محیط اجتماعی و سیاسی آن چگونه است ؟
در بعضی از فرضیه ها حتی، پالیسی های آینده نیز پیش بینی می شود ، برای مثال اگر سازمانی برنامهء تقاعد برای کارکنان خود ندارد، درمفروضات برنامه ریزی پیش بینی می شود که این امر درآینده صورت خواهد گرفت یاخیر ، هرگاه صورت گیرد، چگونه باید باشد؟
مخفف PEST یک راه تحلیلی بسیار خوب برای درک وقعییت محسوب شده میتواند .
- Political ابعاد سیاسی
- Economic ابعاد اقتصادی
- Society ابعاد اجتماعی
- Technical ابعاد تخنیکی یا تکنالوژیکی
ابعاد سیاسی محیط
§ قانون كار
§ قانون تجارت
§ تعرفه ها، حق الامتیازها و مقررات
§ چگونگی روابط خارجی كشور
§ قدرت گروههای سیاسی مختلف و پروسه تغییرات آن
§ چگونگی ثبات دولت
ابعاد اقتصادی و تکنالوژی محیط
§ چگونگی سطح درآمد بین اقشار مختلف جامعه و پروسه آن
§ جهت جریان سرمایه و نیرو كار در سطح ملی
§ جهت گیری سیاست های اقتصادی دولت
§ برنامه های انکشافی در سطح ملی
§ سطح تكنالوژی و پروسه تغییرات آن در كشور و جهان
ابعاد اجتماعی و فرهنگی محیط
§ جمعیت شناسی مصرف كنندگان (سن، جنسیت، ساحه جغرافیایی و ...)
§ چگونگی عادات، علایق و نگرش ها در جامعه و پروسه تغییرات آن
§ تغییرات در سطح زندگی و مصرف جامعه
§ وضعیت سطح سواد و تحصیلات
§ چگونگی سن ازدواج و گراف تولدات ووفیات
4- تعیین راه های مختلف
چهارمین مرحله در برنامه ریزی جستجو و بررسی استراتیژی های مختلف می باشد. به ویژه استراتیژی های که به راحتی و به زودی قابل تشخیص نیستند. کمتر برنامه ای را می توان سراغ داشت که استراتیژی های منطقی در آن وجود نداشته باشد و غالبآ یک استراتیژی که در بررسی اول واضح و آشکار نیست ممکن است بعدأ بهترین استراتیژی باشد.
درحالی که این احتمال مطرح وجود دارد که ممکن است درمورد هرمساله استراتیژی های زیادی برای آن وجود داشته باشد. مشکل برنامه ریزی پیدا کردن استراتیژیهای مختلف نیست، بلکه کاهش تعداد استراتیژی هاست، تا بتوان بهترین راه را تجربه و تحلیل کرد. حتی هنگاهی که از کمپیوتر و فنون ریاضی برای مقایسه استراتیژی ها استفاده می کنیم، برنامه ریز باید یک مطالعه مقدماتی انجام دهد تا بهترین و مؤثرترین استراتیژی های ممکن را به دست آورد.
5- ارزیابی استراتیژی های مختلف
پس از تعیین استراتیژی های مختلف و بررسی نقاط ضعف و قوت هر یک باید آنها را در ارتباط با اهداف و مفروضات اولیه بسنجیم .
ممکن است یک استراتیژی سودمندتر باشد، ولی نیاز به هزینه زیادی داشته باشد و زمان برگشت آن ربطی باشد. استراتیژی دیگر ممکن است سودمند نباشد، ولی خسارات کمتری داشته باشد، استراتیژی دیگری ممکن است با اهداف دراز مدت اداره سازمان سازگارتر باشد . یا اینکه ممکن است یک استراتیژی سودمند نباشد ولی برای شهرت اداره و سازمان مناسب باشد. در این گام برنامه ریزی از فنون پژوهش های عملیاتی و ریاضی در مدیریت استفاده عمده یی صورت می گیرد .
6- انتخاب استراتیژی ها
این مرحلهء تصمیم گیری واقعی است. گاهی تجزیه وتحلیل و ارزیابی استراتیژی های مختلف ما را به این نتیجه می رساند که ازجمله دو یا سه استراتیژی مناسب هستند و مدیر می تواند به جای انتخاب یک استراتیژی دو یا سه استراتیژی را انتخاب کند.
7- تنظیم برنامه های حمایوی
هنگامی که در مورد یک استراتیژی از مجموعه یی از استراتیژی ها، تصمیم گرفته می شود، درحقیقت برنامه ریزی کامل نبوده و نیاز به مرحله هفتم بوجود می آید. تقریبآ همیشه به برنامه های فرعی برای حمایت از برنامه های اصلی نیاز است، برای مثال هنگامی که یک شرکت هواپیمایی تصمیم به خرید چند فروند طیاره جدید می گیرد این تصمیم گیری، بیانگر نیازبه یک سلسه برنامه ریزی در ارتباط با استخدام و آموزش افراد مختلف با مهارت های گوناگون، و خرید و نگهداشت سامان آلات، ایجاد امکانات تعمیراتی، برنامهء زمان بندی جدید، تامین بودجه و اخذ بیمه و غیره می باشد.
8 - بیان برنامه ها به ارقام به وسیله تخصیص بودجه
پس از اخذ تصمیم و تعیین برنامه، آخرین مرحلهء تبدیل آنها به عدد و رقم فرا می رسد. بودجهء یک اداره و یا یک سازمان بیا نگر مجموع درآمد، هزینه و سود حاصلهء آن می باشد. هر واحدی در یک سازمان می تواند بودجهء مخصوص خود را داشته باشد که به نسبت بودجه مجموع اداره تعیین می گردد. اگراین تخصیص بودجه خوب انجام گیرد، بودجه می تواند وسیله یی برای افزودن برنامه های گوناگون به یکدیگر و همچنین معیار مهمی برای سنجش میزان پیشرفت در برنامه باشد.
