سه‌شنبه ۲۶ مهر ۱۳۹۰ ه‍.ش.

برنامه ریزی یا پلان گذاری چیست ؟

 

جایگاه برنامه ریزی درمدیریت


اصطلاح مدیریت تعاریف زیادی دارد بگونۀ مثال،  میتوان مدیریت را  علم و هنر به کار گیری اصول برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت ، کنترول امکانات و فعالیت های افراد برای  رسیدن به اهدافی خاص تعریف کرد.

مدیریت از اجزا مختلف تشکیل یافته که برنامه ریزی نخستین و مهترین جز آن است بدون برنامه کاری انجام نمی گیرد و هرسازمان نیاز به برنامه ریز و برنامه ریزی دارد.

وظایف مدیریت


همان طور که می دانیم وظایف مدیریتی ارتباط بسیار نزدیک باهم داشته و مثل حلقه های زنجیر با هم پیوسته اند و این ارتباط مخصوصاً در وظایف برنامه ریزی وکنترول واضح تر است، زیرا تا برنامه ریزی صورت نگیرد، نمی توان آن را کنترول کرد.

برنامه ریزی، اهداف تمام فعالیت های گروهی را معین و استراتیژی  های دستیابی به آنها را نیز طرح ریزی می کند تا مدیران بداند چه نوع ساختار سازمانی باید انتخاب کنند و برای رسیدن به اهداف سازمان به کدام نیروی بشری و تخنیکی ضرورت دارند و چطور میتوانند آنها را مورد استفاده و کاربرد قرار داده کنترول و رهبری نمایند

                                                                                                                                       

رابطۀ برنامه ریزی و مدیریت


هرمدیری در عمل به هریک از وظایف اصولی خود، به ویژه در وظایف سازماندهی، هم آهنگی، استخدام ، هدایت و کنترول زمانی موفق یا موفق ترخواهد بود که از قبل فعالیت های آنها برنامه ریزی و طراحی شده باشند و برطبق برنامه عمل کند. اگرچه برنامه ریزی در بطن مدیریت قرار داشته و یکی از وظایف مدیریتی است اما در کل نوعی از قالب بندی است که تمامی وظایف مدیریتی را با هم ارتباط و هماهنگ میسازد  .

درخصوص مدیران سطح اجراییوی دولت که برنامه های خود را به صورت کلی از مدیران سطح بالایی دریافت می دارند، نه تنها وظیفه مطابقت برنامه مصوب با اهداف سازمان خود را داشته  بلکه مسؤولیت بازبینی و اصلاح آنرا در تفاهم با مقامات ذیصلاح را نیز دارند و نهایتاً تدارک برنامه کاری، و تطبیق آن نیز بدوش ایشان است .

عموماً برنامه ریزی نزد مدیران سطح بالای استراتیژیکی تر، وسیع ترو کلی تر است. با این ترتیب هرمدیری سطح بالای به مسولین و مدیران بخش و پرسونل ردیف پایین ترخود نیاز دارد . اتفاقاً نه تنها در این گونه موارد مسولین رده پایین در عمل  به وظیفه مدیریت بسیار موفق تراند، بلکه چون در ارتباط مستقیم با اعضاء دفتر خود و با مشورت آنها به برنامه ریزی می پردازند، مسائل ظاهراً جزیی را که به صورت کلی چون قضایایی حل ناشدنی به نظر می رسند، از میان برمی دارند، آخرالامر مدیران باید در برنامه ریزی ها، به تقسیم وظایف تا آن حد توجه کنند که شرکای برنامه ریزی  از لحاظ تفکیک وظایف و هماهنگی با سایر واحدها کدام مشکل نداشته و ارتباطات کاری بین آنها ایجاب می کند تا در برنامه ریزی دقیق تر شریک باشند . این شراکت میتواند برنامه های دقیقتر و مکمل را ایجاد نماید .

تعاریف برنامه ریزی


برای برنامه ریزی هریک از دانشمندان با توجه به زمینه های تخصصی خود تعاریف متعددی ارایه کرده اند. چند مورد از این تعاریف قرارذیل است:

  • برنامه ريزي عبارت است از تهيه ، توزيع و تخصيص امکانات محدود براي رسيدن به اهداف مطلوب، در حداقل زمان و با حداقل هزينه ممكن است .
  • برنامه ريزي عبارت است از پروسه دستيابي به اهداف اداره
  • برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهای باید انجام گیرد.

بنابراین می توان نتیجه گیری ذیل را به منزله « اصل برنامه ریزی » در نظر گرفت . برای تحقق هدف، قبل از اقدام به استفاده از توان فزیکی و انجام کار، باید با اقدام به برنامه ریزی، به حد کافی از توانایی های ذهنی استفاده شود.

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی


برنامه ریزی از وظایف نهایت مهم مدیران است و با سایروظایف آنها نیز ارتباط دارد. اگر زنده گی شخصی ورسمی ما مطابق برنامه ریزی پیش برود درحقیقت نوع تعهد به عمل برمبنای تفکر آینده نگری و عزم راسخ بر تداوم آن، برای ما ایجاد می شود.

 علاوه برآن، تحقق اهداف فردی و اداری نیز مستلزم برنامه ریزی است ؛ طوری که حتی برای نیل به اهداف بسیار جزیی و زود گذر  مانند اشتراک به یک مهمانی یا ارایۀخدمات اندک نیز باید برنامه ریزی صورت گیرد.

در واقع نیاز به برنامه ریزی از این مساله ناشی می شود که همه اشخاص حقیقی و حکمی  با فعالیت در محیطی پویا مراقب آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود مصرف کنند. پویایی محیط و وجود تلاطم در آن و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی؛ بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید.

پیتر دراکر معتقد است که میان مؤثریت  (انجام کار های درست) و مثمریت (درست انجام دادن کار ها) تفاوتی وجود دارد؛ هر چند که در مراحل هدف گذاری و تحقق اهداف هر دوی این مفاهیم، مد نظر قرار می گیرد.  

انواع برنامه ریزی


بر حسب مقیاس رشد و انکشاف، برنامه ها را معمولاً به سه قسمت مختلف تقسیم کرده اند :

ü      برنامه ریزی از نظرسطوح سازمان (استراتیژیک ،تخصصی و عملیاتی )

ü      برنامه ریزی از نظر زمان (دراز مدت ، میان مدت ، کوتاه مدت)

ü      برنامه ریزی از نظرتناوب (متداوم، یک بار مصرف) 

تناوب
زمان
سطوح
يك‏بار مصرف
(Single Use)
درازمدت
(Long Term)
استراتیژيك)
(Strategic)
يك‏بار مصرف
(Single Use)
میان مدت

تخصصی
Tactical
(Standing)
 متدوام
(Short Term)
کوتاه مدت
(Operational)
عملیاتي

هیچ نظری موجود نیست:

ارسال یک نظر