۱۳۹۰ بهمن ۲۲, شنبه

چرا پروژه ها در افغانستان بصورت درست تطبیق نمی شوند و اکثراً به شکست مواجه میشوند




عوامل شکست پروژه ها در افغانستان

مقدمه

شکست ها نیزهمانند موفقیت ها می توانند تجارب بسیار با ارزش محسوب شوند. بناً مطالعه شکست پروژه ها در افغانستان هر چند مختصر، خالی از حکمت نخواهد بود.  بعد از تحولات نوین، افغانستان مرکز توجه جهانیان قرار گرفته و کمک ها از ممالک مختلف بصورت سیل آسا بطرف افغانستان سرآزیرگردید. قرار بیان سخنگوی وزارت مالیه تقریباً در حدود 69 ملیارد دالرامریکایی  برای افغانستان کمک تعهد شده و از آن جمله تقریباً بیشتر از 57 ملیارد آن در طول سیزده  سال به مصرف رسیده است و از آن جمله صرف کمتر از 22 فیصد آن توسط دولت افغانستان مصرف شده و باقی مانده آن توسط نهاد های خارجی بطور مستقیم در پروژه های قسماً زیر بنایی و اکثراً روبنایی به مصرف رسیده است. صرف نظر از اینکه کی چه مقدار کمک ها را مصرف نموده، مردم افغانستان در کل این کمک ها را احساس نکرده اند و اگر واضیح ترگفته شود تغییر که باید با مصرف این کمک ها در زنده گی مردم افغانستان رو نما می شد، محسوس نبوده وشکست های متعدد پروژه های خورد و بزرگ باعث دلسردی مردم از دولت مرکزی وسبب فاصله گرفتن آنها از دولت گردیده است. بناً جهت تمرکز روی علل این ضعف ها و شکست ها میخواهم بحثی مختصر داشته باشم. این بحث ها بخاطر مهم اند که در بهبود و موفقیت پروژه های بعدی میتوانند موثر باشند.

در این بحث میخواهم نظر به گنجایش زمان بطور بسیار مختصر روی  عوامل کلیدی و کلی شکست پروژه ها در افغانستان بحث نمایم . التبه باید خاطر نشان بسازم نظر به ابعاد گسترده ای که این بحث میتواند داشته باشد میخواهم بحث را روی موضوعات مشخص تقسیم بندی نمایم .

مامیتوانیم عوامل شکست پروژه ها را درافغانستان به دوبخش بزرگ ( عوامل داخلی و عوامل خارجی ) تقسیم بندی نمایم و هر بخش را بصورت جداگانه مورد مطالعه و بررسی قرار بدهیم، اما میخواهم باز هم به این نکته تاکید نمایم که من دراین بحث بصورت بسیار مختصر روی عوامل کلی شکست پروژه ها در افغانستان تمرکز نموده ام چون اگر بخواهیم این بحث را بصورت همه جانبه مورد بررسی و ارزیابی موشکافانه و با جزئیات مورد تحلیل قرار بدهیم به زمان، منابع و امکانات لازم ضرورت داریم که متاسفانه حد اقل فعلاً دردسترس من قرار ندارد   من بحث خویش از عوامل داخلی شروع می نمایم چون در صوریتکه ما از داخل قوت های قابل محاسبه داشته باشیم، میتوانیم در برابر بعضی فشار های خارجی تا یک زمان معین مقاومت نمایم و پروژه را از بحران نجات بدهیم و یا اینکه شدت بحران را کاهش بدهیم . من در اینجا میخواهم در پهلوی تمرکز روی عوامل شکست ها راه های حل و بعض مثال های زنده را نیز برای شما بیان نمایم تا در آینده بتوانیم در طرح و دیزاین پروژه ها این نکات را مد نظر بگیریم .
1-     عوامل داخلی

قسمیکه در مقدمه نوشته ام  قضیه شکست پروژه ها در افغانستان در کل یک بحث بسیار ساده نبوده بلکه عوامل مختلف داشته و نیاز به تحقیق و بررسی همه جانبه دارد. در این مقطه میخواهم تا محدوده توان و گنجایش زمان روی عوامل داخلی آن بحث نمایم . مدیریت پروژه در افغانستان یک پدیده ای بسیار تازه و نا آشنا است در بُعد داخلی میتوان شکست پروژه ها را نظر به عوامل زیر مورد بررسی و مطالعه قرار داد:

الف : کمبود ظرفیت
ما در افغانستان افراد مسلکی در بخش مدیریت پروژه که بتوانند پروژه ها را بصورت علمی و مسلکی مطابق استندرد های قبول شده ای این علم مدیریت کنند نداریم و اگر داشته باشیم شاید به شمار انگشتان باشد. افغانستان در هیچ پوهنتون رسمی و غیر رسمی خود موضوعات مدیریت پروژه را بشکل اساسی شامل نصاب درسی خود نداشته و فعلاً هم ندارند . در این اوخرتعدادی از موسسات تحصیلات عالی خصوصی بخاطر جلب محصلین بعض موضوعات مدیریت پروژه را شامل نصاب درسی خود ساخته اند اما این موضوعات توسط استادان پیش برده میشوند که اسناد و صلاحیت پیشبرد این دروس را بشکل اکادمیک ندارند . چون صلاحیت و اسناد مسلکی مدیریت پروژه توسط پوهنتون امریکای مدیریت پروژه {Project Management Institute (PMI) } صادر میشود وکسانی میتوانند این اسناد را داشته باشند که بشکل رسمی امتحان مسلکی این رشته  را سپری نمایند. در اکثریت کشور های جهان و در بعض کشور های منطقه نماینده گی این پوهنتون وجود دارد که اتباع این کشور ها از طریق این نماینده گی ها میتوانند بعداز سپری نمودن امتحان مسکلی صاحب امیتاز کار شناس مدیریت پروژه شوند اما نماینده گی این پوهنتون در افغانستان تا فعلاً وجود ندارد  هر چند در افغانستان پروژه های متعددی به موفقیت پایان یافته اند بدون اینکه توسط یک کارشناس مسلکی مدیریت پروژه مدیریت شوند و شاید نتایج بسیار خوبی همه داشته باشد اما باید دانست اگر همین پروژه توسط یک کارشناس مدیریت پروژه هدایت میشد شاید دست آورد های آن دو چندان میشد اگر چه موسسات مختلف کورس های کوتاه مدتی را در این رابطه توسط کارشناسان مسلکی تدویرنموده اند اما این کورس ها برای انتقال دانش و مهارتهای مدیریت پروژه کافی نبوده و ایجاب میکند که دولت افغانستان بصورت رسمی و بطور جدی این موضوع را پیگری نموده و راه چاره لازم را جستجو و عملی نماید. درعدم کارشناسان مسلکی مدیریت پروژه افغانستان به دو مشکل عمده بشکل دوام دار روبرو خواهد بود.
- اول زمانیکه افراد مسکلی برای مدیریت پروژه ها نباشند، بسیار مشکل است که ما توقع داشته باشیم که پروژه ها با استندرد های قبول شده بین المللی تطبیق شود و شخصیکه تجربه کمتر در این راستا دارد بتواند پروژه را مثل یک متخصص این علم رهبری کند .
- دوم  اینکه مدیریت پروژه و نظارت و ارزیابی مسلکی پروژه دو روی یک سکه اند، و هر دو در موفقیت پروژه نقش کلیدی را بازی می نمایند، زمانیکه ما افراد مسلکی برای مدیریت پروژه نداشته باشیم باالطبع نمیتوانیم دعوا کنیم که ما افراد مسکلی نظارت وارزیابی پروژه را داریم که میتوانند پروژه را بصورت مسلکی نظارت و ارزیابی نموده و با استفاده از تحلیل های مقتضی ضعف هارا به قوت تبدیل نمایند پس در این خلای ظرفیت هر کس هر چی کرد بنام پروژه و مدیریت پروژه کسی نبود که انگشت انتقاد بالای آن بلند نموده و بطور تخنیکی و مسلکی نواقص کار را دریافته و در اصلاح آن پیشنهادات خود را ارائه کند . سکتور خصوصی ، دولت افغانستان و جامعه جهانی هر کدام در حدود توانایی های خود در این تقصیر شریک اند .
ب: فساد اداری
فساد اداری آفت دیگری بود و هست  که باعث شکست اکثریت پروژه ها گردید. کمبود ظرفیت در ادارت افغانستان باعث این شده که مافیا ملی و بین المللی حد اکثر استفاده را در جهت پول اندوزی از این وضعیت نموده وتوانستند ملیارد ها دالر را که باید بالای پروژه ها در افغانستان به مصرف میرسید،  سرقت نمایند. عدم یک برنامه جامع برای انکشاف افغانستان باعث شد که دونر ها اکثریت این کمک ها را روی پروژه های هزینه نمایند که بطور بنیادی مشکلات مردم افغانستان را حل نمی کرد و گاه گاهی تطبیق این پروژه ها باعث بدتر شدند وضعیت و حتی مشکلات عدیده برای افغانستان نیز گردیده است .مثلاً در سال های 2002 ملل متحد خواست بخاطر کاهش کشت کوکنار برای دهاقین یک سلسله امتیازات پولی  بدهد ، این پروژه با اینکه در کاهش کشت کوکنار کامیاب نشد بلکه کشت کوکنار را تشویق کرد و همین طور پروژه توزیع گندم در مقابل کار، زمانی گندم به افغانستان وارد میشد که دهاقین افغانستان نیز گندم های خود را به بازار عرضه  میکردند و این پروژه بصورت مستقیم عایدات دهاقین افغانستان را از درک فروش گندم متضرر میساخت که باعث تشویق دهاقین به رو آوردن به کشت کوکنارشد و در نتیجه افغانستان  به بزرگترین کشور کشت کننده کوکنار تبدیل کرد .
 دست بدست شدند قرارداد های پروژه های بزرگ به چندین دست از کیفیت پروژه کاسته و پروژه ای که قمیت آن یک ملیون دالر بود آخرین قراردادی تطبیق کننده  پروژه را به سه صد تا پنج صد هزار دالر و یا هم در بعض مواقع کمتر از آن تطبیق میکرد . اگر چه در این اوخر دونر ها تصمیم گرفتن که پروژه ها باید توسط افغانها تطبیق شود اما این زمانی است که ملیارد ها دالر کمک های افغانستان به یغما رفته و جامعه ملل دلچسپی اولی خود را در قبال انکشاف افغانستان از دست داده اند و شرایط جهانی نیز تغییر کرده، اما حالا هم فساد اداری در سطح خورد و بزرگ تاثیرات سوء خود را روی پروژه ها دارد. وزارت اقتصاد منحیث رهبری کننده استراتیژِی انکشاف ملی افغانستان و نهاد های تنفیذ کننده قانون منحیث حافظین منافع مردم افغانستان نتوانسته اند وظایف محولهای خویش را نظر به عوامل مختلف به درستی مطابق قوانین و طرزالعمل های موجود اجراء نمایند. بناً ایجاب میکند برای تطبیق و ارزیابی موثریت پروژه ها در سطح بالا یک اداره موجود باشد که وظیفه آن تنها رسیده گی به تمام پروژه ها از هر حیث باشد . این اداره باید بالای منطقی بودن، مهم بودن ومفید بودن پروژه ها تصمیم بگیرند. این اداره باید صلاحیت تام در ارزیابی تخنیکی و مالی پروژه داشته و صلاحیت اقدامات مقتضی را عند الموقع داشته باشد من فکر میکنم از این طریق دولت افغانستان میتواند یک سیستم قوی را برای نظارت و ارزیابی هر چه بیشتر تمام پروژه بدون در نظر داشت سکتور و وزارت مشخص رویکار آورده و پروژه هر را نظر منابع و نیاز مردم افغانستان رهبری کند .
ج - معلومات کم و ناقص :
یکی از علل دیگر که باعث شکست اکثریت پروژه ها در افغانستان گردیده  معلومات کم و یا هم ناقص  جامعه بین المللی، دولت و سکتور خصوصی در قبال نیازهای مردم افغانستان است عدم آشنایی کامل با شرایط محیطی اعم از سیاسی، امنیتی، کلتوری و اداری و لسانی باعث شده که اکثریت پروژه ها هر چند مهم به شکست مواجه شوند. نظر به شرایط که افغانستان در آن با مشکلات گوناگون دست و پنجه نرم میکند باید هر افغانی و دالر آن در مکان مناسب اش مصرف میشد که متاسفانه به اساس معلومات کم و ناقص مصرف نشد ، کمک ها، درپروژه های هزینه شد که اولویت های مردم و دولت افغانستان را تشکیل نمی داد ، مثلاً : در اوایل حکومت انتقالی جامعه ملل خواست که ادارت افغانستان را با تکنالوژی مدرن حمایت کند در حالیکه ادارت افغانستان ظرفیت بکار گیری این تکنالوژی را نداشتند، یکمقدار پول هنگفت در این راستا مصرف شد اما چون به اساس معلومات موثق و پلان منظم نبود دولت افغانستان نتواست از این کمک حد اکثر استفاده را نماید  و یا اینکه در همین اوخر نظر به تشکیل وزارت محترم معارف هر مکتب لیسه باید یک صنف لابراتوار داشته باشد، صنف ساخته میشود، لوازم و ابزار خریداری میشوند اما معلمین که باید از این لابراتوارها استفاده کنند بسیار اندک اند و در بعض مکاتب اصلاً وجود ندارد. به همین منوال ما مثلهای بسیار داریم که پولهای هنگفت به نسبت معلومات کم و ناقص در زمینه های هزینه میشوند که پول را منجمت و راکد ساخته و از آن هیچ استفاده صورت نمی گیرد. یا اینکه پروژه ها به اساس معلومات کم و ناقص به دوطلبان داده میشود که امکانات و توانایی تطبیق پروژه را ندارند وباعث این میشود که مقدار وقت ارگانهای دولتی را ضایع نموده واز اعتماد دولت نزد مردم بگاهد . مثلا در سال های اخیر یکی از وزارت ها با یک شرکت در رابطه به یک پروژه بزرگ قرار دادی چندین ملیون دالری را منعقد کرد که شش ماه بعد معلوم شد که این شرکت از توانایی های لازم برای تطبیق پروژه برخور دار نیست و باید دوطلبی از سر صورت بگیرد که این امر سوالات گوناگون را در ذهن عام مردم نظر به توانایی های وزارت مذکور ایجاد کرد .
بناً لازم است که سیستم طی مراحل اسناد تدارکاتی باید بسیار سهل ساخته شود و این سیستم برای همه کسانیکه میخ واهند به نحوۀ در ساحات مختلف افغانستان پروژه ها را تطبیق نمایند، معرفی شوند. مقرارات لازمی که در رابطه به ترجمه تمام اسناد پروژه وی و یا تدارکاتی به یکی از زبان های رسمی افغانستان باید در دویر دولتی بصورت جدی مورد تطبیق قرار بگیرد . در کل در رابطه به تطبیق پروژه ها باید سیستم معلوماتی همه جانبه ایجاد گردد تا این نقیصه را از هرحیث مرفوع ساخته و شفافیت لازم را بوجود آورد .
د- عدم هماهنگی:
عدم هماهنگی در بین نهاد های حکومتی، سکتور خصوصی و شورای ملی علت دیگر از شکست پروژه ها در افغانستان به شمار میرود .پروژه های که توسط دولت تطبیق میشود شکار یک bureaucracy بیروکراسی  نا مطلوب شده  زمانیکه یک پروژه جهت طی مراحل اداری در یک  اداره باز میشود باید به عمر پروژه روی آن بحث شود که این عمل نه تنها باعث کندی تطبیق پروژه شده بلکه توانایی های دولت ا درکل در تطبیق پروژه ها بصورت مستقل زیر سوال میبرد. مغلق بودن سیستم های حسابدهی باعث شده تا قدرت و ابتکار عمل از کارمندان دولت صلب شوند و کارمند دولت همیشه پابند بعض قید های باشند که اصولاً نبایدمیبودند .  عدم هماهنگی بین حکومت و شورای ملی در تصویب بودیجه های عادی و انکشافی مشکل دیگری است که پروژه ها را بعضاً به شکست و ناکامی مواجه ساخته است . عدم هماهنگی لازم بین دولت و دونر های بین المللی باعث شده اکثریت کمک ها بطور مناسب روی پروژه های بنیادی مصرف نشده بلکه روی موضوعات بسیار سطحی به مصارف برسند وامیدی را که مردم افغانستان از کمک های جامعه بین المللی و دولت افغانستان داشتند به آن نرسند و در نتیجه باور و اعتماد خود را نظر به آنیده از دست بدهند. عدم هماهنگی میان پلان های دولت و نیاز های واقعی مردم در ساحه، باعث شده که تطبیق پلان ها، مورد حمایت مردم قرارنگیرد و پروژه های که در چوکات همچو پلان ها تطبیق شده اند کمتر موفق بوده اند ، اگر چه در این اوخر دولت پروگرامهای خوب و عملی را روی دست گرفته که میتواند تا اندازۀ این کاستی را مرفوع سازد اما مشکل دیگر که با تطبیق این پروگرامها، مردم حتی مامورین دولت در سطح واحد های دومی و سومی با آن روبرو هستند عدم آشنایی درست با این پروگرامها است، مثلاً پروگرام بودجه به اساس برنامه یکی از استراتیژی های خوب دولت برای رسیده گی به مشکلات مردم است اما متاسفانه اکثریت مامورین دولت در واحد های دومی و سومی نمیتوانند از این پروگرام به خوبی استفاده نمایند . بناً عدم هماهنگی در سطوح مختلف تاثیرات سوء خود را داشته و یکی از عوامل شکست پروژه ها محاسبه شده میتواند .
بناً بسیار مهم است ادارت که میخواهند سیستم ها را جهت بهبود عملکرد دولت انکشاف بدهند قبل از معرفی و بکار گیری آن تمام مسوولین که باید باآن سیستم سرو کار داشته باشند، با آن آشنا شوند. انکشاف سیستم های مدرن و انتخاب استراتیژی ها بسیار خوب است اما در صورتیکه قابل استفاده باشند و مسوولین در تمام سطوح از آن استفاده کرده بتوانند درغیر آن شاید با یک سیستم جدید، چند چالش جدید را برای ادارت مختلف دولت خلق کنیم که کمک کننده نبوده اما میتواند انرژی نهاد های دولتی را بیهوده مصرف نمایید .                                                             
2-     عوامل خارجی

بُعد خارجی شکست پروژه ها در افغانستان نسبت به بُعد داخلی به نسبت وابسته بودند پروژه ها به کمک های خارجی بسیار قویتر و گسترده تر است، امروز اکثریت پروژه ها که به شکست مواجه شده اند و یا اینکه نا تمام خاتمه یافته اند فیصدی بلند تقصیر برمیگردد به کمک کننده گان و دونرها چون اکثراً دیده شده که کمک ها سلیقه ای بوده و پروژه ها به اساس سلیقه پلان گذاری و تطبیق شده اند تا به اساس نیاز های مردم افغانستان ، اگر چه دولت در این رابطه تلاش های خود را داشته است تا بتواند فیصدی پولیکه باید از طرف دولت به مصرف برسد،بیشترشود اما بنا به عوامل مختلف تا بحال نتوانسته به این خواسته خود دست یابد . در بحث میخواهم بسیار بصورت مختصر روی نکات بسیار کلیدی که در افغانستان توانسته مشکلات جدی را در رابطه به تطبیق  پروژه ها بوجود آورد صحبت نمایم .

الف - ارتباطات ناقص :

به همه گان معلوم است که ارتباطات بین تمویل کننده و تطبیق کننده های پروژه ها در افغانستان اکثراً استوار به شناخت کامل نبوده بلکه شرایط و ضرورت های آنی که  وابسته به شرایط  سیاسی و منافع مختلف سازمانی و شخصی استوار میباشد . که این روابط نمیتواند تطبیق اصولی پروژه ها را حمایت نماید . به اساس تحقیقات که از طرف بعض ادارات دولت فدرال امریکا در رابطه به کمک های این کشور در افغانستان و عراق صورت گرفته نشان میدهد که اکثریت پول های کمک شده امریکا در زمینه ها و فرصت های مناسب سرمایه گذاری نشده و در بعض قرارداد ها پول امریکا به کسانی تعلق گرفته که عملاً مخالف آنها بوده و در جبهات علیه آنها میجنگند ، از سال 2002 تا سال 2009 موسسات امریکایی پول های هنگفت را در افغانستان بدون مشوره لازم با دولت افغانستان به مصرف رسانیده اند که امروز برای خودشان ارایه معلومات در  رابطه به مصارف آن دشوار است . اکثریت موسسات امریکایی که با اداره انکشاف جهانی امریکا در افغانستان کار میکردند بدون در نظر داشت قوانین تداکارتی افغانستان یا هم اصول تدراکاتی بین المللی پروژه ها را با قمیت های بسیار بلند با طرف های که شناخت کافی از آنها نداشتند منعقد کرده و نتواستند از کار های آنها نظارت و ارزیابی درست داشته باشند که میتوان از سرک قیر شهر بامیان یاد کرد که نظر به کیفیت خراب سرک شورای ولایتی بامیان بطور احتجاج روی سرک قیرشده را گاه گل نمودند، درحالیکه این سرک آنقدر پروژه مهم بود، که خانم بوش پسر، برای افتتاح آن خود به افغانستان آمده و به بامیان سفر نموده بود . ارتباطات ناقص بین دولت افغانستان و دونر های بین المللی فرصت خوب برای سوء استفاده مافیای ملی و بین المللی از کمک های بوده، که به مردم افغانستان تعلق داشت و متضررین اصلی این نقیصه مردم افغانستان بودند .

بناً لازم است که دولت و کمک کننده های بین المللی یکبار دیگر روی استراتیژی های کمک به افغانستان فکر نمایند و در تمام پروسه ها دولت افغانستان را منحیث نماینده مردم افغانستان شریک بسازند و صلاحیت های نظارتی و ارزیابی را به مردم و دولت افغانستان واگذار شوند تا دولت بتواند از امور پروژه ها بشکل سیستماتیک مراقبت نموده و آنها را عندالضرورت رهبری و رهنمایی نمایند .

ب- وابسته گی :
یک از دلایل عمده شکست پروژه در بُعد خارجی وابسته بودن پروژه به کمک خارجی است و اینکه دونر کمک کننده خود را قانوناً ملزم به ایفایی تعهدات خود نمیداند. ما تجارب بسیار زیادی را در این مورد در افغانستان داریم که پروژه های بسیار موثر و کامیاب که ضرورت و نیاز مردم افغانستان را تشکیل میداد و توانسته حمایت مردم را نیز جلب کند و از یک مدیریت قوی نیز بر خور داربوده اما نظر به دلایل مختلف نتواسته به حیات مثمر خود ادامه بدهد . پروژه های که به اساس تعهدات بوجود میایند و متکی به کمک و حمایت خارجی میباشد بسیار مهم است که حین آغاز پروژه تمام تهدیدات و خطراتی را که میتواند در شروع ، در وسط و یا هم در اخیر، پروژه ها به آن مواجه میشود، ارزیابی کرده و راه حل های منطقی و قابل تطبیق را بیش بینی نماید . چون این تهدیدات مختلف و متفاوت میباشند مدیرو هیت رهبری باید در همان آغاز روی سیستم های کار کنند که بتوانند پروژه را به یک نوع بیمه نمایند. بیمه به این  معنی که چندین استراتیژی بدیل را برای تطبیق پروژه بدون شراکت دونر در نظر بگیرند که در حدود 40 تا 60 فیصد امکانات تطبیقی را داشته باشد . این طریق کار میتواند تا اندازه مدیرپروژه را در مقابل تهدیداتی که میتواند از طرف دونر متوجه پروژه گردد، کاهش داده و مدیرپروژه را برای رهبری پروژه در حالات و شرایط نامساعد آماده توانایی بخشد.

ج- عدم هماهنگی :

شاید از نظر شما، ارتباطات ناقص و عدم هماهنگی دو واژۀ ای با هم مترادف باشند اما اینطور نیست ارتباطات ناقص شاید بعضاًعمدی باشد اما اکثراً غیر عمدی است اما لوزماً هماهنگی زمانی مطرح می شود که تعهدات در میان باشد اما ارتباطات نمیتواند مقید به تعهدات باشد بلکه بدون تعهدات هم میشود با کسی یا نهادی یا دولتی مراوده داشت که این مراودات میتواند بحیث پایه های نخستین بستر سازی برای روابط دو طرفه باشد و زمینه ها را  برای ایجاد تعهدات دوطرفه فراهم نمایند . عدم هماهنگی زمانی تعریف خود را پیدا میکند که دو طرف که در تطبیق پروژه باید همکار باشند به علت های مختلف نمیخواهند هماهنگی لازم را ایجاد نمایند . در بعض پروژه که یک طرف آن داخلی و طرف دیگر خارجی بوده هر کدام خود را ذیخق در رهبری پروژه میدانستن و همین حالت باعث شده که هر دو طرف نتوانند به اهداف خویش برسند . عدم ایجاد تیم و پذیرش یکدیگر باعث میشود که حین تطبیق پروژه هر کدام تلاش نمایند تا طرف دیگر را ناتوان نشان داده و خود را در مدیریت و رهبری پروژه ذیحق بدانند 
بناً مدیران همچو پروژه ها باید دنبال تیم سازی برآیند و روی یک سیستم منطقی که بتواند صلاحیت های هر دو را دریک چوکات معین تضمین کند تفاهم نمایند . بسیار مهم است که این تفاهم  بصورت صادقانه و قابل پذیریش برای هر دو طرف باشد و کدام جبر و اکراه در آن شامل نباشد .
د- فساد گسترده :
حدود و جغرافیایی فساد اداری به اساس نوعیت آن بسیار گسترده  و وسیع است . مداخله مافیا ملی و بین المللی را میتوان در زیر همین عنوان مطالعه کرد . مغلق بودند سیستم ارایه کمک ها که به اساس قوانین و ارزش های کشور دونر باید صورت بگیرد و نا اشنا بودند مسوولین امور در افغانستان با این پرنسیب ها فرصت های خوب و مناسب را برای مافیا ملی و بین المللی فراهم ساخته است ، عدم حسابدهی دونر ها و انجو های خارجی از مخارج شان به دولت افغانستان منحیث نماینده مردم افغانستان که کمک ها به نام آنها مصرف میشود به گسترده گی این فساد میفزاید . اگر چه در این اوخر کشور های کمک کننده افغانستان ، سازمان ملل متحد و دولت افغانستان به این تفاهم و توافق رسیدند که باید یک کمیته مستقل این کمک ها را نظارت نمایند اما تا بحال که تقریباً چندین ماه از عمر این کمیته میگذرد  مردم افغانستان کدام دست آورد یا گزارش کاری آنها را نه دیده و احساس نکرده اند .
بسیار خوب است که این کمیته توسعه داده شده و نماینده های از شواری ملی افغانستان ، جامعه مدنی افغانستان عضو آن باشند و این کمیته  فعال شوند تا بتوانند در پهلوی کمک ها روی پروژه های نیز نظارت خود را داشته باشند .
نکات که در بالا ذکر شد کل عوامل شکست پروژه ها در افغانستان نبوده بلکه چند عامل مهم و کلید ی میباشد و در صورت دقت و بررسی همه جانبه حتماً پهلوهای دیگر که میتواند پروژه ها را آسیب پذیر ساخته و زمنیه های شکست آنرا فراهم کرده و میکند مورد مطالعه قرار گیرد .
تاثیرات
تاثیرات را که شکست پروژه ها در افغانستان بجا گذاشته اند نظر به نوعیت و حجم پروژه ها از هم متفاوت میباشند، شکست بعض پروژه ها آنقدر خطرناک بوده که به حیثت و پرستیژ افغانستان لطمه زده و بعض پروژه توانسته امید های بسیار کوچک افغانها را از بین ببرد . در کل شکست و ضعف پروژه در پهلوی عوامل دیگر توانسته فاصله بین ملت و دولت را وسیعتر ساخته و صلاحیت و توانایی دولت را در تطبیق پروژه ها مورد سوال ببرند .

راه حل ها :
بناً برای تمامی دست اندر کاران مدیریت پروژه است که دانش خود را با استفاده از امکانات دست داشته ای شان ارتقا داده و حساسیت موضوع را درک نمایند. دولت باید سیستم های شفاف، موثر را در رابطه به نظارت و ارزیابی پروژه از آغاز تا انجام انکشاف داده در رابطه به علمی ساختن مدیریت پروژه ها اقدامات عملی را روی دست گیرد .
تعهد صادقانه اولین قدم برای مدیریت بهتر پروژه ها بوده و پروژه ها نباید وسیله پول اندوازی تلقی شوند بلکه باید بحیث فرصت های خوب خدمتگذاری دانسته شده و در انکشاف این روند همه باهم تلاش نمایم .
برای مدیریت پروژه بصورت ثمربخش توجه و در صورت امکان موجودیت این پنج عنصر ضروری است
1-     محیط کار مشوق : محیط کاری قسمی باید ساخته شود که همه حس مالکیت را در پروژه داشته و فکر کنند که برای خودش کار میکند و روی پروژه شخصی خودش کار می نمایند .

2-     متخصصان : بکار گیری متخصصان برای پیشبرد پروژه بسیار مهم است و میتواند پروژه را در مقابل تهدیدات مختلف وقایه نمایند .

3-     رهبری خوب پروژه : پروژه باید بصورت منطقی مطابق شرایط و حالات تحلیل و رهبری شده و برای کارمندان باید انگیزه کار بهتر بدون فشار داده شود

4-     کارکنان صلاحیت دار: مدیریت پروژه باید در رابطه به تفویض صلاحیت ها بسیار دقیق و جدید ولی دست بازداشته  باشد ، دست باز یه این معنی که  مطابق تخصص و شرایط باید صلاحیت ها را تقسیم نماید و انرا بشکل درست نظارت نماید .

5- محیط کاری پایدار: مدیریت پروژه با ایجاد یک فرهنگ سازمانی موثر مصونیت شغلی را برای کارمندان ماهر و پرتلاش باید تضمین نمایند

۱۳۹۰ آبان ۲۱, شنبه

سازمان دهی

سازماندهی یکی دیگر از مهارتهای مدیریتی است که مدیران در پهلوی اینکه باید با دانش و مهارت پلان گذاری یا برنامه ریزی آشنا باشند باید با دانش و مهار تهای سازماندهی نیز آشنایی داشته باشند بناً میخواهم بحث پیرامون سازماندهی ادامه بدهم .
    سازماندهی

هنگامیکه فعالیتها به قدری توسعه می یابد که به خدمات بیش از یک نفر احتیاج باشد، ضرورت به تشکیل یک تشکل سازمان یافته احساس می شود. زیرا در این صورت لازم است وظایف متعدد به افراد مختلف محول  شود و مساعی آنان به منظور تأمین هدف مشترک هماهنگ گردد. پس سازماندهی عبارت است از:

گروپ بندی فعالیت های که جهت دستیابی به اهداف به آنها ضرورت می باشد.

·        تخصیص گروپی از فعالیتها به یک مدیر که صلاحیت های لازم به وی تفویض شده باشد.

·        زمینه سازی برای هماهنگی و انسجام فعالیتها به شکل افقی و عمودی در یک تشکل سازمان یافته .

سازماندهی از یک پروسه سه مرحله ای تشکیل میشود که طی آن ابتدا تقسیم اهداف سازمان به بخشها و وظایف مختلف، در مرحله بعدی اختصاص دادن هر یک از این وظایف به واحدهای جداگانه و در مرحله سوم ایجاد روابط منطقی بین واحدهای سازمان میباشد. البته سازماندهی یک بخش مهم از دانش و مهارتهای مدیریتی است که در بحث مدیریت بسیار مهم میباشد . دنباله بحث را با انواع تشکیلات و سازماندهی ها ادامه خواهیم داد .

۱۳۹۰ مهر ۲۷, چهارشنبه

ادامه بحث پلان گذاری


1. هدف باید دارای محدوده زمانی باشد.


این به این مفهوم است که باید مدت زمان برای حصول هدف مشخص گردد تا انتخاب منابع و استفاده از امکانات و وسایل در راستای رسیدن به آن قابل سنجش و اندازه گیری گردد. بطورمثال مسؤلین ازطریق رسانه های خبری بارها اعلام داشته اند که جلو فساد اداری را خواهند گرفت اما مدت زمان دقیق آن را واضح نساخته اند.  

گام های برنامه ریزی


 نظر به تعاریف ارایه شده از برنامه ریزی باید گام های برداشته شود که پاسخگوی سوالات ذیل باشد:

-کی؟      2-  چه وقت؟        3 چرا؟        4- کجا؟       5-  چه؟       6 کدام؟      7 چطور؟

بنابرین گام های را که در برنامه ریزی باید برداشته شود به شکل مرحله یی، پروسه ذیل را طی می نماید:

1- آگاهی از فر صت ها


گرچه این عمل قبل از برنامه ریزی واقعی باید صورت بگیرد و دقیقآ جز پروسه برنامه ریزی محسوب نمی شود. ولی آگاهی از مسایل، مشکلات و یا فرصت ها نقطه واقعی برنامه ریزی است، از این رو باید ارزیابی اقتصادی، مالیاتی ، سیاسی، رقابتی و تکنالوژیکی برای آینده در محیط داشته باشیم، همچنین باید ازنقاط ضعف و قوت ( وضع موجود ) آگاه باشیم. و علت اینکه می خواهیم موارد عدم اطمینان را برطرف کنیم چیست؟ و چه چیزی را می خواهیم به دست آوریم؟ بنابر این به تشخیص صحیح وضعیت، مسایل و فرصت ها نیاز داریم.

2- تعیین اهداف


 گام دوم در برنامه ریزی تعیین اهداف کوتاه مدت برای سازمان محیث مجموع  برای هریک از واحد های آن می باشد. این اهداف نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به آن و جاهای را که باید مورد تاکید قرار گیرد، معین کرد ه و آنچه را که باید با استفاده از استراتیژی، پالیسی،  قوانین بودجه و برنامهء زمان بندی شده حاصل گردد، مشخص می نماید. اهداف سازمان به ماهیت برنامه جهت می دهد، به هرپیمانهء که مدیران واحد ها شناخت بهتری نسبت به اهداف سازمان داشته باشند و از فرصت کافی برخودار باشند، بیشتر می توانند به سازمان کمک کنند، و اهداف واحد خود را مطابق جهت اهداف سازمان تعیین نمایند.

3- تعیین فرضیه ها دربارهء محیط


سومین گام منطقی در برنامه ریزی تعیین فرضیه، ارایه آن وکسب موفقیت در مورد آن می باشد. "مفروضات برنامه ریزی" تصورات ما از محیطی است که برنامه ریزی در آن محیط انجام خواهد شد. این امر که تمام مدیران دست اندرکار برنامه ریزی بر روی مفروضات اتفاق نظر داشته باشند، از اهمیت ویژه ای برخودار است. در واقع یکی از عوامل عمده برنامه ریزی عبارت است از اینکه :  

به هراندازهء که مسولین برنامه ریزی، توافق و شناخت بیشتری در بکارگیری مفروضات ثابت برنامه ریزی داشته باشند، برنامه ریزی سازمان هم آهنگ تر خواهد بود . پیش بینی در تعیین فرضیه اهمیت زیادی دارد ، برای مثال:

  • چه تعداد از کارکنان باید در هر دوره آموزش ببینند؟
  • کدام برنامه های تطبیقی در اولویت قرار دارند؟
  • پالیسی اداره در مورد این آموزش ها چیست ؟
  • برای گسترش ادراه و سازمان چگونه می توان تامین بودجه کرد؟
  • محیط اجتماعی و سیاسی آن چگونه است ؟

در بعضی از فرضیه ها حتی، پالیسی های آینده نیز پیش بینی می شود ، برای مثال اگر سازمانی برنامهء تقاعد برای کارکنان خود ندارد، درمفروضات برنامه ریزی پیش بینی می شود که این امر درآینده صورت خواهد گرفت یاخیر ، هرگاه صورت گیرد، چگونه باید باشد؟

مخفف PEST    یک راه تحلیلی بسیار خوب برای درک وقعییت محسوب شده میتواند .

-       Political   ابعاد  سیاسی

-       Economic   ابعاد اقتصادی

-       Society  ابعاد اجتماعی

-       Technical ابعاد تخنیکی یا تکنالوژیکی

           

ابعاد سیاسی محیط


§   قانون كار

§   قانون تجارت

§   تعرفه ‌ها، حق الامتیازها و مقررات

§   چگونگی روابط خارجی كشور

§   قدرت گروههای سیاسی مختلف و پروسه تغییرات آن

§   چگونگی ثبات دولت

ابعاد اقتصادی و تکنالوژی محیط


§   چگونگی سطح درآمد بین اقشار مختلف جامعه و پروسه آن

§   جهت جریان سرمایه و نیرو كار در سطح ملی

§   جهت گیری سیاست های اقتصادی دولت

§   برنامه های انکشافی در سطح ملی

§   سطح تكنالوژی و پروسه تغییرات آن در كشور و جهان

ابعاد اجتماعی و فرهنگی محیط


§   جمعیت شناسی مصرف كنندگان (سن، جنسیت، ساحه جغرافیایی و ...)

§   چگونگی عادات، علایق و نگرش ها در جامعه و پروسه تغییرات آن

§   تغییرات در سطح زندگی و مصرف جامعه

§   وضعیت سطح سواد و تحصیلات

§   چگونگی سن ازدواج و گراف تولدات ووفیات

4- تعیین راه های مختلف


چهارمین مرحله در برنامه ریزی جستجو و بررسی استراتیژی های مختلف می باشد. به ویژه استراتیژی های که به راحتی و به زودی قابل تشخیص نیستند. کمتر برنامه ای را می توان سراغ داشت که استراتیژی های منطقی در آن وجود نداشته باشد و غالبآ یک استراتیژی که در بررسی اول واضح و آشکار نیست ممکن است بعدأ بهترین استراتیژی باشد.

درحالی که این احتمال مطرح وجود دارد که ممکن است درمورد هرمساله استراتیژی های زیادی برای آن وجود داشته باشد. مشکل برنامه ریزی پیدا کردن استراتیژیهای مختلف نیست، بلکه کاهش تعداد استراتیژی هاست، تا بتوان بهترین راه را تجربه و تحلیل کرد. حتی هنگاهی که از کمپیوتر و فنون ریاضی برای مقایسه استراتیژی ها استفاده می کنیم، برنامه ریز باید یک مطالعه مقدماتی انجام دهد تا بهترین و مؤثرترین استراتیژی های ممکن را به دست آورد.

5- ارزیابی استراتیژی های مختلف


 پس از تعیین استراتیژی های مختلف و بررسی نقاط ضعف و قوت هر یک باید آنها را در ارتباط با اهداف و مفروضات اولیه بسنجیم .

ممکن است یک استراتیژی سودمندتر باشد، ولی نیاز به هزینه زیادی داشته باشد و زمان برگشت آن ربطی باشد. استراتیژی دیگر ممکن است سودمند نباشد، ولی خسارات کمتری داشته باشد، استراتیژی دیگری ممکن است با اهداف دراز مدت اداره سازمان سازگارتر باشد . یا اینکه ممکن است یک استراتیژی سودمند نباشد ولی برای شهرت اداره و سازمان مناسب باشد. در این گام برنامه ریزی از فنون پژوهش های عملیاتی و ریاضی در مدیریت استفاده عمده یی صورت می گیرد . 

6- انتخاب استراتیژی ها


این مرحلهء تصمیم گیری واقعی است. گاهی تجزیه وتحلیل و ارزیابی استراتیژی های مختلف ما را به این نتیجه می رساند که ازجمله دو یا سه استراتیژی مناسب هستند و مدیر می تواند به جای انتخاب یک استراتیژی دو یا سه استراتیژی را انتخاب کند.

7- تنظیم برنامه های حمایوی


هنگامی که در مورد یک استراتیژی از مجموعه یی از استراتیژی ها، تصمیم گرفته می شود،  درحقیقت برنامه ریزی کامل نبوده و نیاز به مرحله هفتم بوجود می آید. تقریبآ همیشه به برنامه های فرعی برای حمایت از برنامه های اصلی نیاز است، برای مثال هنگامی که یک شرکت هواپیمایی تصمیم به خرید چند فروند طیاره جدید می گیرد این تصمیم گیری، بیانگر نیازبه یک سلسه برنامه ریزی در ارتباط با استخدام و آموزش افراد مختلف با مهارت های گوناگون، و خرید و نگهداشت سامان آلات، ایجاد امکانات تعمیراتی، برنامهء زمان بندی جدید، تامین بودجه و اخذ بیمه و غیره می باشد.

8 - بیان برنامه ها به ارقام به وسیله تخصیص بودجه


پس از اخذ تصمیم و تعیین برنامه، آخرین مرحلهء تبدیل آنها به عدد و رقم فرا می رسد. بودجهء یک اداره و یا یک سازمان بیا نگر مجموع درآمد، هزینه و سود حاصلهء آن می باشد. هر واحدی در یک سازمان می تواند بودجهء مخصوص خود را داشته باشد که به نسبت بودجه مجموع اداره تعیین می گردد. اگراین تخصیص بودجه خوب انجام گیرد، بودجه می تواند وسیله یی برای افزودن برنامه های گوناگون به یکدیگر و همچنین معیار مهمی برای سنجش میزان پیشرفت در برنامه باشد.

۱۳۹۰ مهر ۲۶, سه‌شنبه

ادامه بحث پلان گذاری


انواع برنامه ریزی نظر به سطوح سازمان


برنامه ها برای مقاصد مختلف تنظیم می شوند و متناسب به هر وضعیت شکل می گیرند. در اینجا انواع برنامه ریزی نظر به سطوح سازمان را مورد بررسی قرار می دهیم:

1-  برنامه ریزی استراتیژیک

2-  برنامه ریزی عملیاتی ( اجرایی )

3-  برنامه ریزی تخصصی



برنامه ریزی استراتیژیک


برنامه‌ریزی استراتیژیک پروسه یی در تجهیز منابع سازمان بوده  و تلاش‌ها را برای دستیابی به اهداف و رسالت دراز مدت سازمان با توجه به امکانات و محدودیت‌های داخلی و خارجی سازمان انسجام میبخشد .

برنامه ریزی استراتیژیک دربخش دولتی سابقهء طولانی دارد اما این گونه برنامه ریزی در بخش خصوصی بیشتر انکشاف یافته است. با آنکه روش های برنامه ریزی استراتیژیک در بخش خصوصی تدوین شده‌ اند، می‌توانند به سازماندهی نهاد های دولتی ، غیر دولتی و همچنین دیگر نهادهای اجتماعی کمک کنند. برنامه ریزی استراتیژیک را می‌توان تلاش منظم و سازمان ‌یافته برای تصمیم‌گیری و مبادرت به اقدامات بنیادی و اساسی تعریف کرد که به موجب آنها، مشخصاتی از قبیل ماهیت یک اداره و نوع فعالیت‌های آن مشخص خواهد شد.

برنامه ریزی استراتیژیک، به ایجاد فرصت كافی برای تصحیح اشتباهات، اتخاذ تصامیم صحیح در زمان مناسب و تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آیندۀ مطلوب را کمک می کند.

ممکن است برای تان این سوال پیش آیدکه برنامه ریزی استراتیژیک چگونه انجام می‌شود؟

برنامه ریزی استراتیژیک یك پروسه است. اجرای این پروسه باید براساس مراحل مشخص و از قبل تعیین شده انجام شود. تعریف مراحل در قالب مودل انجام می‌شود که وابسته است به نوع سازمان، شرایط حاكم بر آن و . . . مودل‌های مختلفی از برنامه‌ریزی استراتیژیک انکشاف داده شده است. در واقع برنامه‏ریزی استراتیژیك به دو سوال پاسخ می‏دهد:

1. چه باید بکنیم؟ (اهداف )

2. چگونه باید انجام دهیم ؟( استراتیژی)

برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)


برنامه های هستند که جزئیات چگونگی اجرای برنامه های استراتیژیک را ارایه می کنند، به عبارهء دیگر، برنامه های  اجرایی عبارتند از تصامیم کوتاه مدت که برای استفاده بهتر  از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می شود.

اصولا برنامه ریزی عملیاتی از جهات کلی شباهت بسیار به برنامه ریزی استراتیژیک دارد؛ زیرا در برنامه ریزی عملیاتی، اهداف عملیاتی به جای اهداف کلی قرارگرفته و نحوه نیل به آنها درقالب یک سلسله عملیات پیش بینی می گردد. در برنامه ریزی عملیاتی هدف جزیی به صورت برنامه عملیات درمی آید و طرق رسیدن به هدف به تفصیل ( جزء به جزء) بیان می گردد.

به طور کلی هدف عبارت است از نقطه یی که کوشش ها معطوف به رسیدن به آن است. در برنامه ریزی می توان هدف را نتیجه نهایی عملیات دانست که مقصود کسی که برنامه ریزی می کند، رسیدن به آن است.

در اینجا یاد آوری می کنیم که هدف باید در برنامه ریزی عملیاتی مشخص و جزیی باشد.

مثلا: تغییر و اصلاح نظام اداری هدف کلی است و هدف جزیی آن برای پلانگذاری، حذف تشکیلات اضافی می باشد که در برنامه ریزی  باید به هدف جزیی آن توجه صورت گیرد. 

برنامه ریزی تخصصی


گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیران، برای انجام آنها برنامه ریزی می شود. این برنامه ریزی ها را برنامه ریزی تخصصی می نامند. برنامه ریزی تولیدی، برنامه ریزی نیروی انسانی و برنامه ریزی مالی و نظیم بودجه از این جمله اند.

الف: برنامه ریزی تولیدی


برنامه ریزی تولیدی برمبنای تعیین نیازها، تأمین ابزار و تسهیلات و پرورش نیروی انسانی برای تولید محصولات وكالاها، با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی شدۀ جامعه، صورت می گیرد.

برخی از اهداف برنامه ریزی وكنترول عبارتند از:

§   ایجاد هماهنگی میان ظرفیت تولید و زمان تولید محصول در اداره

§   به حداقل رساندن زمان فراغت كارگران

§   مهیا ساختن مواد اولیه و سامان آلات مورد نیاز، در زمان مناسب

§   یكسان كردن محصول یا خدمات دركلیه واحد های سازمان

§   ارایه گزارش به مدیران و مسولین، برای مطلع ساختن آنها از وضع موجوده سازمان

ب: برنامه ریزی منابع انسانی


برنامه ریزی نیروی انسانی با تعیین تعداد افراد مورد نیاز اداره برای سال های آینده، به خاطر انتخاب، آموزش، ترفیع و یا تقاعد کارکنان برنامه ریزی می نماید و میزان ورود in put و خروجout put  نیروی انسانی برآورد می گردد؛ به طوری كه بتوان برمبنای این برآورد، تسهیلات و وسایل مورد نیاز اداره را پیش بینی كرد. برنامه ریزی منابع بشری با تهیه تشکیل اداره آغاز می شود و مواردی مانند ترفیع، تدوین مقررات استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی داخل خدمت را در بر می گیرد.

ج: برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه


در برنامه ریزی مالی با برآورد هزینه ها، درآمدها، تعیین منابع مالی و برنامه ریزی نحوه مصرف منابع مالی برای نیل به اهداف اداره برنامه ریزی می شود. 

هدف گذاریgoal setting))


منظور از هدف گذاری، تفکیک ماموریت های بزرگ به اهداف کمی و کیفی کوتاه می باشد، که برای یک واحد و سرانجام برای یک فرد شاغل قابل اجرا می شود.

تعیین اهداف کمی و کیفی؛ یعنی تعیین برنامه ها بر اساس نتایجی که باید کسب شوند بیان شده باشد. برای یک هدف گذاری عملی و قابل استفاده، وجود معیار های عملیاتی یا ضوابط عملکرد ( اجراات) لازم است.

در هدف گذاری باید ویژگی های ذیل مراعات گردد:

§   سادگی و دقت

§   عدم توجه به موارد جزئی و پراگنده

§   تضمین رسیدن به هدف

طبقه بندی اهداف


انواع اهداف از لحاظ زمانی به کوتاه مدت، میان مدت و دراز مدت تقسیم می شوند که این تقسیم، بیشتر به طبقه بندی اهداف شهرت یافته است.

اهدافی دراز مدت و کوتاه مدت شامل یک سلسله اهداف دراز مدت، میان مدت وکوتاه مدت است که در ارتباط با یکدیگر طبقه بندی شده اند.

اهدافی دراز مدت اهدافی هستند که چند سال به طول می انجامند به عبارهء دیگر هر هدفی که بیش از یک سال به طول انجامد، هدف دراز مدت نامیده می شود..

اهدافی کوتاه مدت اهدافی هستند که قاعدتاً قبل از یک سال باید تحقق یابند.

مشخصات  هدف


هدف باید ((SMART یعنی داری مشخصات ذیل باشد:

·    هدف باید مشخص و واضح باشد.

·    هدف باید قابل سنجش باشد.

·    هدف باید قابل دسترس باشد.

·    هدف باید واقع بینانه باشد.

·    هدف باید دارای محدوده زمانی باشد.



1. هدف باید مشخص و واضح باشد.


هرگاه هدف مشخص وواضح نباشد، کارکنان در راستای نیل به آن در ابهام قرارمی گیرند،  طوری که این مساله اکنون درتعدادی ازادارت به مشاهده می رسد. معمولا کارکنان از اهداف اداره بی خبراند و ازجانب مقامات مسؤول برای آنها مشخص نمی گردد. این امرباعث می گردد تا کارکنان نتوانند فعالیت های شانرا درراستای تحقق اهداف اداره هماهنگ سازند که  درنتیجه از منابع و امکانات دست داشته استفاده موثر صورت نگرفته و اداره به هرج و مرج مواجه می گردد.

هرگاه ازکارکنان پرسیده شود که هدف اداره شان چه است؟ درپاسخ خواهند گفت که خدمت به مردم. این نوع هدف واضح و مشخص نیست زیرا خدمت به مردم ساحه وسیع را دربرمی گیرد و یک هدف کلی است. بدین ملحوظ این مکلفیت برعهده مسؤلین اداره است تا اهداف اداره را برای تمام کارکنان واضح ساخته و علاقه مندی و تعهد آنان را در راستای نیل به آن چنان جلب نمایند که آنها اهداف اداری را به مثابه اهداف فردی خود تلقی نموده و درراستای تحقق آن از هیچگونه تشریک مساعی دریغ نورزند.

یکی از دلایلی که اداره را هنر نیزمی گویند در همین نکته نهفته است که مدیران چگونه  تحرک و علاقه مندی را در کارکنان برای تحقق اهداف اداره بر می انگیزند.

2. هدف باید قابل سنجش باشد.


هدف باید به اساس منابع و امکانات موجود و شرایط محیط از قبل سنجش گردد. هرگاه هدف از قبل مورد بررسی قرار نگرفته و به طور تخمینی در نظرگرفته شده باشد، نتایج حاصله قناعت بخش نبوده و منابع هدرخواهد رفت. پس سنجش هدف ایجاب غور و دقت بیشتری را می نماید. برای وضاحت بشتر موضوع مثالی را ذکرمی کنیم، هرگاه وزارت معارف یکی از اهداف خود را اعمار مکاتب در ولایات تعیین کند، این هدف مشخص است اما قابل سنجش نیست؛ زیرا ایجاب می نماید تا قبل از تعیین هدف از ساحات مورد هدف، بازدید و سروی صورت گیرد، منابع و امکانات، تحت محاسبه و سنجش قرارگیرد و نظرگروپ مورد نظریعنی اهالی در این مورد خواسته شود متعاقبا نظر به ضرورت، تعداد مکاتب و سایرمسایل آن دقیقا سنجیده شود. هرگاه در ساحه از قبل مکاتبی وجود دارد که ایجاب ترمیم را می نماید، بایست به جای اعمار مکاتب جدید به ترمیم مکاتب قبلی پرداخته شود پس درسنجش اهداف بدیل ها را نیزباید مد نظرداشته باشیم.

3. هدف باید قابل دسترس باشد.


یعنی رسیدن به آن با استفاده ازمنابع و امکانات دور از امکان نباشد. به طورمثال هرگاه اداره ضد حوادث ترافیک هدف خود را جلوگیری از کلیه حوادث ترافیکی تعیین کند این نوع هدف درحقیقیت امکان پذیرنیست؛ زیرا جلوگیری از تمام حوادث امرمحال است پس بهتر است هدف، کاهش میزان حوادث ترافیکی تعیین گردد نه جلوگیری از تمام حادثات، تا تحقق آن امکان پذیرگردد. باید این نکته را به خاطرداشته باشیم که گاهی چنین اتفاق می افتد که هدف می تواند قابل حصول باشد اما نهایت پرهزینه می باشد، در این صورت باید در رابطه به هدف تجدید نظر صورت گیرد؛ زیرا در تعریف مدیریت ذکرشده که از منابع باید به شکل موثر استفاده صورت گیرد.






هدف باید روی حقایق بنا یافته باشد. بطورمثال در اوایل سال جاری از طریق رسانه های خبری، خبری پخش گردید مبنی بر اینکه حکومت تصمیم گرفته تا تمام موانع را از سرک ها و جاده های عمومی که نظر به ملحوظات مختلف گذاشته شده، از سر راه بردارد. این هدف واقع بینانه است زیرا موانع متذکره واقعا مشکلات زیادی را بالخاصه در رابطه به ترافیک شهری ایجاد نموده است.

نکته جالب در اینجا نهفته است که هدف فوق الذکر واقع بینانه است اما قابل حصول نمی باشد زیرا برچیدن موانع متذکره مخصوصا از اطراف قرارگاه های قوای بین اللملی، برخی ازسفارتخانه ها، منازل و قرارگاه های اشخاص مسلح درحال و اوضاع کنونی محتمل به نظر نمی رسد. بدین ملحوظ این هدف درشرایط فعلی قابل حصول نمی باشد بنأ ایجاب می نماید تا درتعیین اهداف تمام جوانب آنرا مد نظرداشته باشیم.

برخی از اهداف قابل حصول است اما واقعبینانه نمی باشد بگونه مثال دولت پاکستان چندی قبل اعلان نمود که با اعمار دیوارهای امنیتی بین مرز افغانستان و پاکستان از عبور و مرور تروریستان به داخل قلمرو افغانستان جلوگیری می نماید. هرگاه این مساله را تحت غور بگیریم به سهولت درمی یابیم که این هدف قابل حصول است زیرا در وضعیت کنونی پاکستان توانایی تحقق آنرا دارد اما متاسفانه این هدف واقع بینانه نبوده زیرا خط جدایی و افتراق دایمی را بین قبایل ساکن دوطرف مرز ایجاد می نماید. این هدف نه تنها ازکشمکش ها  نمی کاهد بلکه پیاده نمودن آن همانند ریختن پطرول روی آتش می باشد.

5. هدف باید دارای محدوده زمانی باشد.


این به این مفهوم است که باید مدت زمان برای حصول هدف مشخص گردد تا انتخاب منابع و استفاده از امکانات و وسایل در راستای رسیدن به آن قابل سنجش و اندازه گیری گردد. بطورمثال مسؤلین ازطریق رسانه های خبری بارها اعلام داشته اند که جلو فساد اداری را خواهند گرفت اما مدت زمان دقیق آن را واضح نساخته اند.