انواع برنامه ریزی نظر به سطوح سازمان
برنامه ها برای مقاصد مختلف تنظیم می شوند و متناسب به هر وضعیت شکل می گیرند. در اینجا انواع برنامه ریزی نظر به سطوح سازمان را مورد بررسی قرار می دهیم:
1- برنامه ریزی استراتیژیک
2- برنامه ریزی عملیاتی ( اجرایی )
3- برنامه ریزی تخصصی
برنامه ریزی استراتیژیک
برنامه‌ریزی استراتیژیک پروسه یی در تجهیز منابع سازمان بوده و تلاش‌ها را برای دستیابی به اهداف و رسالت دراز مدت سازمان با توجه به امکانات و محدودیت‌های داخلی و خارجی سازمان انسجام میبخشد .
برنامه ریزی استراتیژیک دربخش دولتی سابقهء طولانی دارد اما این گونه برنامه ریزی در بخش خصوصی بیشتر انکشاف یافته است. با آنکه روش های برنامه ریزی استراتیژیک در بخش خصوصی تدوین شده اند، میتوانند به سازماندهی نهاد های دولتی ، غیر دولتی و همچنین دیگر نهادهای اجتماعی کمک کنند. برنامه ریزی استراتیژیک را میتوان تلاش منظم و سازمان یافته برای تصمیم‌گیری و مبادرت به اقدامات بنیادی و اساسی تعریف کرد که به موجب آنها، مشخصاتی از قبیل ماهیت یک اداره و نوع فعالیت‌های آن مشخص خواهد شد.
برنامه ریزی استراتیژیک، به ایجاد فرصت كافی برای تصحیح اشتباهات، اتخاذ تصامیم صحیح در زمان مناسب و تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آیندۀ مطلوب را کمک می کند.
ممکن است برای تان این سوال پیش آیدکه برنامه ریزی استراتیژیک چگونه انجام میشود؟
برنامه ریزی استراتیژیک یك پروسه است. اجرای این پروسه باید براساس مراحل مشخص و از قبل تعیین شده انجام شود. تعریف مراحل در قالب مودل انجام میشود که وابسته است به نوع سازمان، شرایط حاكم بر آن و . . . مودل‌های مختلفی از برنامه‌ریزی استراتیژیک انکشاف داده شده است. در واقع برنامه‌ریزی استراتیژیك به دو سوال پاسخ میدهد:
1. چه باید بکنیم؟ (اهداف )
2. چگونه باید انجام دهیم ؟( استراتیژی)
برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامه های هستند که جزئیات چگونگی اجرای برنامه های استراتیژیک را ارایه می کنند، به عبارهء دیگر، برنامه های اجرایی عبارتند از تصامیم کوتاه مدت که برای استفاده بهتر از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می شود.
اصولا برنامه ریزی عملیاتی از جهات کلی شباهت بسیار به برنامه ریزی استراتیژیک دارد؛ زیرا در برنامه ریزی عملیاتی، اهداف عملیاتی به جای اهداف کلی قرارگرفته و نحوه نیل به آنها درقالب یک سلسله عملیات پیش بینی می گردد. در برنامه ریزی عملیاتی هدف جزیی به صورت برنامه عملیات درمی آید و طرق رسیدن به هدف به تفصیل ( جزء به جزء) بیان می گردد.
به طور کلی هدف عبارت است از نقطه یی که کوشش ها معطوف به رسیدن به آن است. در برنامه ریزی می توان هدف را نتیجه نهایی عملیات دانست که مقصود کسی که برنامه ریزی می کند، رسیدن به آن است.
در اینجا یاد آوری می کنیم که هدف باید در برنامه ریزی عملیاتی مشخص و جزیی باشد.
مثلا: تغییر و اصلاح نظام اداری هدف کلی است و هدف جزیی آن برای پلانگذاری، حذف تشکیلات اضافی می باشد که در برنامه ریزی باید به هدف جزیی آن توجه صورت گیرد.
برنامه ریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیران، برای انجام آنها برنامه ریزی می شود. این برنامه ریزی ها را برنامه ریزی تخصصی می نامند. برنامه ریزی تولیدی، برنامه ریزی نیروی انسانی و برنامه ریزی مالی و نظیم بودجه از این جمله اند.
الف: برنامه ریزی تولیدی
برنامه ریزی تولیدی برمبنای تعیین نیازها، تأمین ابزار و تسهیلات و پرورش نیروی انسانی برای تولید محصولات وكالاها، با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی شدۀ جامعه، صورت می گیرد.
برخی از اهداف برنامه ریزی وكنترول عبارتند از:
§ ایجاد هماهنگی میان ظرفیت تولید و زمان تولید محصول در اداره
§ به حداقل رساندن زمان فراغت كارگران
§ مهیا ساختن مواد اولیه و سامان آلات مورد نیاز، در زمان مناسب
§ یكسان كردن محصول یا خدمات دركلیه واحد های سازمان
§ ارایه گزارش به مدیران و مسولین، برای مطلع ساختن آنها از وضع موجوده سازمان
ب: برنامه ریزی منابع انسانی
برنامه ریزی نیروی انسانی با تعیین تعداد افراد مورد نیاز اداره برای سال های آینده، به خاطر انتخاب، آموزش، ترفیع و یا تقاعد کارکنان برنامه ریزی می نماید و میزان ورود in put و خروجout put نیروی انسانی برآورد می گردد؛ به طوری كه بتوان برمبنای این برآورد، تسهیلات و وسایل مورد نیاز اداره را پیش بینی كرد. برنامه ریزی منابع بشری با تهیه تشکیل اداره آغاز می شود و مواردی مانند ترفیع، تدوین مقررات استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی داخل خدمت را در بر می گیرد.
ج: برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه
در برنامه ریزی مالی با برآورد هزینه ها، درآمدها، تعیین منابع مالی و برنامه ریزی نحوه مصرف منابع مالی برای نیل به اهداف اداره برنامه ریزی می شود.
هدف گذاریgoal setting))
منظور از هدف گذاری، تفکیک ماموریت های بزرگ به اهداف کمی و کیفی کوتاه می باشد، که برای یک واحد و سرانجام برای یک فرد شاغل قابل اجرا می شود.
تعیین اهداف کمی و کیفی؛ یعنی تعیین برنامه ها بر اساس نتایجی که باید کسب شوند بیان شده باشد. برای یک هدف گذاری عملی و قابل استفاده، وجود معیار های عملیاتی یا ضوابط عملکرد ( اجراات) لازم است.
در هدف گذاری باید ویژگی های ذیل مراعات گردد:
§ سادگی و دقت
§ عدم توجه به موارد جزئی و پراگنده
§ تضمین رسیدن به هدف
طبقه بندی اهداف
انواع اهداف از لحاظ زمانی به کوتاه مدت، میان مدت و دراز مدت تقسیم می شوند که این تقسیم، بیشتر به طبقه بندی اهداف شهرت یافته است.
اهدافی دراز مدت و کوتاه مدت شامل یک سلسله اهداف دراز مدت، میان مدت وکوتاه مدت است که در ارتباط با یکدیگر طبقه بندی شده اند.
اهدافی دراز مدت اهدافی هستند که چند سال به طول می انجامند به عبارهء دیگر هر هدفی که بیش از یک سال به طول انجامد، هدف دراز مدت نامیده می شود..
اهدافی کوتاه مدت اهدافی هستند که قاعدتاً قبل از یک سال باید تحقق یابند.
مشخصات هدف
هدف باید ((SMART یعنی داری مشخصات ذیل باشد:
· هدف باید مشخص و واضح باشد.
· هدف باید قابل سنجش باشد.
· هدف باید قابل دسترس باشد.
· هدف باید واقع بینانه باشد.
· هدف باید دارای محدوده زمانی باشد.
1. هدف باید مشخص و واضح باشد.
هرگاه هدف مشخص وواضح نباشد، کارکنان در راستای نیل به آن در ابهام قرارمی گیرند، طوری که این مساله اکنون درتعدادی ازادارت به مشاهده می رسد. معمولا کارکنان از اهداف اداره بی خبراند و ازجانب مقامات مسؤول برای آنها مشخص نمی گردد. این امرباعث می گردد تا کارکنان نتوانند فعالیت های شانرا درراستای تحقق اهداف اداره هماهنگ سازند که درنتیجه از منابع و امکانات دست داشته استفاده موثر صورت نگرفته و اداره به هرج و مرج مواجه می گردد.
هرگاه ازکارکنان پرسیده شود که هدف اداره شان چه است؟ درپاسخ خواهند گفت که خدمت به مردم. این نوع هدف واضح و مشخص نیست زیرا خدمت به مردم ساحه وسیع را دربرمی گیرد و یک هدف کلی است. بدین ملحوظ این مکلفیت برعهده مسؤلین اداره است تا اهداف اداره را برای تمام کارکنان واضح ساخته و علاقه مندی و تعهد آنان را در راستای نیل به آن چنان جلب نمایند که آنها اهداف اداری را به مثابه اهداف فردی خود تلقی نموده و درراستای تحقق آن از هیچگونه تشریک مساعی دریغ نورزند.
یکی از دلایلی که اداره را هنر نیزمی گویند در همین نکته نهفته است که مدیران چگونه تحرک و علاقه مندی را در کارکنان برای تحقق اهداف اداره بر می انگیزند.
2. هدف باید قابل سنجش باشد.
هدف باید به اساس منابع و امکانات موجود و شرایط محیط از قبل سنجش گردد. هرگاه هدف از قبل مورد بررسی قرار نگرفته و به طور تخمینی در نظرگرفته شده باشد، نتایج حاصله قناعت بخش نبوده و منابع هدرخواهد رفت. پس سنجش هدف ایجاب غور و دقت بیشتری را می نماید. برای وضاحت بشتر موضوع مثالی را ذکرمی کنیم، هرگاه وزارت معارف یکی از اهداف خود را اعمار مکاتب در ولایات تعیین کند، این هدف مشخص است اما قابل سنجش نیست؛ زیرا ایجاب می نماید تا قبل از تعیین هدف از ساحات مورد هدف، بازدید و سروی صورت گیرد، منابع و امکانات، تحت محاسبه و سنجش قرارگیرد و نظرگروپ مورد نظریعنی اهالی در این مورد خواسته شود متعاقبا نظر به ضرورت، تعداد مکاتب و سایرمسایل آن دقیقا سنجیده شود. هرگاه در ساحه از قبل مکاتبی وجود دارد که ایجاب ترمیم را می نماید، بایست به جای اعمار مکاتب جدید به ترمیم مکاتب قبلی پرداخته شود پس درسنجش اهداف بدیل ها را نیزباید مد نظرداشته باشیم.
3. هدف باید قابل دسترس باشد.
یعنی رسیدن به آن با استفاده ازمنابع و امکانات دور از امکان نباشد. به طورمثال هرگاه اداره ضد حوادث ترافیک هدف خود را جلوگیری از کلیه حوادث ترافیکی تعیین کند این نوع هدف درحقیقیت امکان پذیرنیست؛ زیرا جلوگیری از تمام حوادث امرمحال است پس بهتر است هدف، کاهش میزان حوادث ترافیکی تعیین گردد نه جلوگیری از تمام حادثات، تا تحقق آن امکان پذیرگردد. باید این نکته را به خاطرداشته باشیم که گاهی چنین اتفاق می افتد که هدف می تواند قابل حصول باشد اما نهایت پرهزینه می باشد، در این صورت باید در رابطه به هدف تجدید نظر صورت گیرد؛ زیرا در تعریف مدیریت ذکرشده که از منابع باید به شکل موثر استفاده صورت گیرد.
هدف باید روی حقایق بنا یافته باشد. بطورمثال در اوایل سال جاری از طریق رسانه های خبری، خبری پخش گردید مبنی بر اینکه حکومت تصمیم گرفته تا تمام موانع را از سرک ها و جاده های عمومی که نظر به ملحوظات مختلف گذاشته شده، از سر راه بردارد. این هدف واقع بینانه است زیرا موانع متذکره واقعا مشکلات زیادی را بالخاصه در رابطه به ترافیک شهری ایجاد نموده است.
نکته جالب در اینجا نهفته است که هدف فوق الذکر واقع بینانه است اما قابل حصول نمی باشد زیرا برچیدن موانع متذکره مخصوصا از اطراف قرارگاه های قوای بین اللملی، برخی ازسفارتخانه ها، منازل و قرارگاه های اشخاص مسلح درحال و اوضاع کنونی محتمل به نظر نمی رسد. بدین ملحوظ این هدف درشرایط فعلی قابل حصول نمی باشد بنأ ایجاب می نماید تا درتعیین اهداف تمام جوانب آنرا مد نظرداشته باشیم.
برخی از اهداف قابل حصول است اما واقعبینانه نمی باشد بگونه مثال دولت پاکستان چندی قبل اعلان نمود که با اعمار دیوارهای امنیتی بین مرز افغانستان و پاکستان از عبور و مرور تروریستان به داخل قلمرو افغانستان جلوگیری می نماید. هرگاه این مساله را تحت غور بگیریم به سهولت درمی یابیم که این هدف قابل حصول است زیرا در وضعیت کنونی پاکستان توانایی تحقق آنرا دارد اما متاسفانه این هدف واقع بینانه نبوده زیرا خط جدایی و افتراق دایمی را بین قبایل ساکن دوطرف مرز ایجاد می نماید. این هدف نه تنها ازکشمکش ها نمی کاهد بلکه پیاده نمودن آن همانند ریختن پطرول روی آتش می باشد.
5. هدف باید دارای محدوده زمانی باشد.
این به این مفهوم است که باید مدت زمان برای حصول هدف مشخص گردد تا انتخاب منابع و استفاده از امکانات و وسایل در راستای رسیدن به آن قابل سنجش و اندازه گیری گردد. بطورمثال مسؤلین ازطریق رسانه های خبری بارها اعلام داشته اند که جلو فساد اداری را خواهند گرفت اما مدت زمان دقیق آن را واضح نساخته اند.
